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多くの企業では、申請及び承認といった業務を日常的に行っているかと思います。大抵の場合、申請や承認に関する業務というのは紙文書によって行われているでしょう。また、申請を行い承認されるまでの業務の一連の流れはワークフローとして一元化され、効率性を高めているはずです。しかし、実際に現場で行われている申請及び承認業務というのは、手間と時間の掛かるものなのです。その業務の流れというのは、申請者が申請書を作成し承認を行う各関係者に提出します。その後、各関係者は申請内容について検討し、承認するのであれば印鑑を用いて承認印を押すのです。これは、各関係者一人一人が行っていかなければならない流れで、誰か一人でも欠けている場合には承認されるまでに時間が掛かってしまうことが多々あるのです。そういった問題を解決するのが、ワークフローシステムです。
ワークフローシステムというのは、従来の申請及び承認業務を電子化したシステムのことを指します。申請書の作成から提出までシステム上で行うことができ、承認を行う各関係者に関してもシステム上で申請内容を確認することが可能です。承認印に関しても電子印を用いることができるため、わざわざ承認印を押すために印刷を行う手間も掛からないのです。また、ワークフローシステムでは申請から承認までのプロセスを可視化することも可能です。プロセスが可視化されることにより、無駄となる要素を省くことができるでしょう。それによって、より効率的なプロセスを構築し業務をスピーディなものにすることができます。